Wie 3 Weltklasse-Teams die Produktion kreativer Inhalte in großem Maßstab optimieren
Von Werbeschildern bis hin zu Social-Media-Beiträgen sind hochwertige kreative Assets unerlässlich, um Ihre Marke hervorzuheben. Aber je größer Ihr Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, alle beweglichen Teile der Kreativproduktion zu koordinieren.
Das bedeutet aber nicht, dass es nicht möglich ist. Diese drei Unternehmen – Discovery Inc., Benefit Cosmetics und Dr. Martens – wissen, wie man kreative Inhalte in großem Maßstab produziert. Hier erfahren Sie, wie sie Asana nutzen, um ihre kreativen Workflows zum Laufen zu bringen.
1. Wie Discovery Digital Studios jeden Monat Tausende von Videos produziert
Discovery Inc. ist der Medienriese hinter bekannten Unterhaltungsnetzwerken wie TLC, Animal Planet und Food Network. Das Digital Studios-Team erstellt jeden Monat Tausende von Videos für Social-Media-Plattformen und Verbraucher-Apps – keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, wie viel Koordination in jedem Video steckt. Um das alles zu erledigen, organisieren sie die kreative Produktion von Anfang bis Ende in Asana.
Standardisierung der Inhaltsproduktion
Das Digital Studios-Team erstellt oft bis zu sechs Versionen jedes Videos, die jeweils perfekt für die Website, Facebook, Instagram, YouTube und andere Plattformen formatiert sind. Bei so vielen Arbeitsergebnissen, die es zu verwalten gilt, ist ein klar definierter Kreativprozess unerlässlich. Und so funktioniert es:
Ein zentraler Knotenpunkt für jeden Arbeitsablauf: Das Team erstellt ein Asana-Projekt für jedes Videoformat, sodass es alle Ergebnisse der Content-Produktion und alle Beteiligten an einem Ort organisieren kann.
Vorlagenbasierte Produktions-Workflows: Mit standardisierten Projektvorlagen – wie einer Vorlage für Drehpläne für Film- oder Videoteams – können Teams sofort mit einer voreingestellten Liste von Arbeitsergebnissen beginnen, sodass keine Aufgaben vergessen werden.
Automatische Übergaben: Automatisierungen übergeben Aufgaben sofort zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen, sodass jeder Stakeholder weiß, wann er mit der Arbeit beginnen kann.
Einblick in den Arbeitsstatus
Bei der Erstellung von Inhalten in einem so großen Maßstab kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, was ansteht, was in Bearbeitung ist und was bereits erledigt wurde. Mit Asana kann Discovery all dies in einer übergreifenden Ansicht sehen – außerdem können Berichte erstellt und nach bestimmten Videos gesucht werden. So sieht das aus:
Ein Überblick aus der Vogelperspektive: Das Content-Team verwendet Portfolios, um verwandte Videoprojekte zu verfolgen – wie eine Gruppe von Kochkursvideos für die Food Network Kitchen-App. Auf diese Weise können sie den Arbeitsstatus, die Go-Live-Daten und vieles mehr in einer einzigen, übergreifenden Ansicht verfolgen.
Ein zentrales System zur Dokumentation: Die Organisation der Videoproduktion an einem Ort bedeutet, dass das Team alles, was es produziert hat, dokumentiert. Zum Beispiel können sie Asana nach allen Videos durchsuchen, die mit einem bestimmten Schlüsselwort wie „Sommer“ versehen sind, und frühere Beispiele abrufen, um zukünftige Arbeiten zu informieren.
Zentralisierte Kommunikation: Es gibt nichts Schlimmeres, als unzusammenhängende Gespräche über verschiedene Apps hinweg zu verfolgen. Das Team von Discovery vermeidet dies, indem es Asana mit Tools wie Outlook und Slack integriert, die E-Mail-Aktionspunkte und Slack-Nachrichten direkt in Asana-Aufgaben umwandeln.
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2. Wie Benefit Cosmetics 75 Kreativprojekte gleichzeitig verwaltet
Das US-amerikanische Kreativteam von Benefit Cosmetics besteht aus Designern, Textern sowie Video- und Fotografie-Spezialisten, die jederzeit an bis zu 75 Projekten arbeiten. Es gibt eine Menge zu koordinieren, darunter Produkteinführungen, E-Mails, bezahlte Medien und Influencer-Marketing. Das Team nutzt Asana, um den Prozess für Arbeitsanfragen, die Arbeitsbelastung und die Kampagnenzeitpläne in einem Tool effizient zu verwalten.
Optimierung von Kreativanfragen
Das Kreativteam von Benefit Cosmetics verwaltet jeden Monat 50-60 Arbeitsanfragen. Bei diesem Umfang mussten sie ihren Prozess für Kreativanfragen in eine gut funktionierende Struktur verwandeln, mit einem klaren, vordefinierten Workflow für jede Aufgabe. So sieht das aus:
Standardisierte Formulare für Anfragen: Jede Anfrage wird über ein standardisiertes Asana-Formular gestellt. Dies gibt dem Kreativteam von Anfang an alle Informationen, die es benötigt, wodurch die Kommunikation hin und her entfällt und das Team fast sechs Arbeitswochen pro Jahr einspart.
Umsetzbare nächste Schritte: Eine Asana-Aufgabe dokumentiert jede neue Anfrage, die alle in einem Projekt „Eingehende Kreativanfragen“ organisiert sind. Wenn Anfragen genehmigt werden, kann das Team sofort Arbeitsergebnisse zuweisen und die Arbeit an die richtigen Personen weiterleiten – alles mit der gleichen ursprünglichen Aufgabe, sodass kein Kontext verloren geht.
Verwaltung von Ressourcen und Zeitplänen
Bei so vielen Anfragen muss Benefit Cosmetics die begrenzte Zeit des Teams optimal nutzen. Das bedeutet, dass Ressourcenmanagement und sorgfältige Zeitplanung der Schlüssel sind, um Kampagnenziele zu erreichen und die Arbeit auf Kurs zu halten. So bleibt das Team auf Kurs:
Einblick in die Arbeitsbelastung des Teams: Das Team verwendet die Workload-Funktion von Asana, um automatisch die Team-Kapazität zu berechnen und sie auf einer wöchentlichen Zeitleiste zu visualisieren. So lässt sich leicht erkennen, wann das Team neue Ressourcen wie freiberufliche Designer oder Texter einstellen muss.
Zeitplanung über mehrere Kampagnen hinweg: Das Team visualisiert Zeitpläne für mehrere Kampagnen in einer Kalenderansicht, sodass es Lücken erkennen und Überschneidungen proaktiv planen kann. Bei Bedarf können sie auch die Ansicht filtern, um eine einzelne Kampagnenzeitleiste anzuzeigen.
3. Wie Dr. Martens globale Designteams verbindet
Das Creative Services-Team von Dr. Martens kümmert sich um alles, von Schaufensterdekorationen und Außenwerbung bis hin zu Social-Media-Posts und digitalem Marketing – für das gesamte globale Einzelhandelsunternehmen. Sie verwenden Asana, um jedes regionale Team miteinander zu vernetzen und auf dem neuesten Stand zu halten, indem sie Designinitiativen und -anfragen an einem zentralen Ort organisieren, an dem nichts verloren gehen kann.
Sicherstellung einheitlicher Designs
Das Creative Services-Team hat eine wichtige Aufgabe: Es kommuniziert die Trends der Saison und gibt die Richtung vor. Es stellt Materialien, Grafiken und Richtlinien zur Verfügung, um kreativen Teams zu helfen, die Botschaft der Marke in ihrer Region zu verbreiten. Asana macht diesen Prozess nahtlos, mit:
Eine übergreifende Informationsquelle für alle Regionen: Designer im Vereinigten Königreich und dem Rest Europas nutzen Asana, um ihre Arbeit zu verwalten und über kreative Inhalte zu kommunizieren. Das bedeutet, dass jemand in Europa das globale Team bitten kann, schnell zu überprüfen, ob ein kreatives Asset für Frankreich konsistent ist, und jeder hat Zugriff auf ein Repository früherer Kreativ-Briefings.
Verantwortlichkeit und Transparenz bei Projekten: Das Team nutzt Projekte, um wichtige Vorhaben und Markengeschichten zu organisieren. Dies gibt den Stakeholdern einen ganzheitlichen Überblick über jedes Projekt und dessen Fortschritt. Jeder kann sofort sehen, wer woran arbeitet; man muss anderen nicht mehr hinterherlaufen, um Status-Updates zu erhalten.
Vereinfachung von Planung und Priorisierung
Das Creative-Services-Team bearbeitet Kreativanfragen anderer Abteilungen und arbeitet mit externen Agenturen zusammen. Bei einer so großen Arbeitsbelastung müssen sie in der Lage sein, vorherzusagen, wann die Arbeit geschäftig wird – und sicherzustellen, dass Designer immer die wirkungsvollste Arbeit priorisieren. So hilft Asana ihnen dabei:
Berichterstattung und Trendspotting: Da alle Kreativanfragen das ganze Jahr über in Asana erfasst werden, kann das Creative Services-Team Berichts-Dashboards verwenden, um die arbeitsreichsten Monate des Jahres zu identifizieren und den Ressourcenbedarf im Voraus zu antizipieren.
Schnellere Priorisierung: In Asana können Stakeholder oder Manager leicht sehen, an welchen kreativen Inhalten Designer arbeiten, und wichtige Projekte ganz oben auf die Liste setzen. Dann können einzelne Designer die „Meine Aufgaben“-Ansicht von Asana verwenden, um ihre eigene Arbeit täglich zu priorisieren und zu planen.
So verbessert Asana mit Work Management die Kreativproduktion
Erfahren Sie, wie die Head of Creative Operations von Asana Workflows in ihrem Team optimiert, um schneller qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.
Kreative Prozesse beschleunigen
Sie müssen nicht jedes Mal bei Null beginnen. Lernen Sie bewährte Prozesse kennen, die Ihrem Kreativteam helfen können, Workflows von Anfang bis Ende zu optimieren und zu automatisieren. Mit den richtigen Tools können Sie Kunden auf der ganzen Welt mit hochwertigen kreativen Inhalten begeistern – egal wie komplex Ihre Prozesse sind.
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